Деловой телефонный разговор
Зазвонил служебный телефон. Что делать?- Как что? Снимать трубку. — Да, но всегда ли следует ее снимать? Когда снимать? Кому снимать? Как снимать? Какое первое слово произнести и какое последнее?
Искусство пользования телефоном а том и состоит, чтобы максимально реализовать представляемые им возможности и вместе с тем свести к минимуму ущерб от телефонных разговоров другим трудовым процессам.
Телефон — один из основных технических раздражителей на работе. И немаловажно, поток каких эмоций — положительных или отрицательных — он передает, укрепляет или разрушает энергичное, деловое состояние духа.
СНИМАТЬ ЛИ ТРУБКУ?
Общий совет, пригодный для большинства людей: снимайте трубку при всяком звонке. Иногда Вы пишете срочную бумагу, предельно сосредоточившись. Полностью отключившись от внешнего мира. И вдруг в ваш замкнутый мирок прорвалась трель телефонного звонка. Она начинает путать Ваши мысли. Что делать? Вы решили защищаться. Пытаетесь писать, не отвечая на звонок. Не выдержав, хватаетесь за телефонную трубку: «Да, слушаю, слушаю! Что там еще?», заранее ощущая недоброжелательность к звонящему! И сами Вы сбиты с рабочего ритма, задерживается завершение срочного дела. Такая стратегия поведения — терпеть, терпеть звонки и не выдержать — наихудшая. Или уж не снимайте трубку, проявляя выдержку, или снимайте трубку сразу же, вежливо говоря: «Будьте любезны, позвоните мне тогда-то. Я занят очень срочным делом».
Деловой телефонный разговор
Если же для Вас каждый, даже краткий диалог оказывается сильнодействующим средством, то лучше всего подальше уйти от телефона, уединиться в каком-нибудь укромном месте и там без помех сделать свою срочную работу. Бывает, что укромное место для работы найти не так-то просто. Но если у Вас есть сотрудник, и он сравнительно свободен, можно «посадить его на телефон» для ответов на все вызовы. Если нет ни укромного места, ни помощника, а любой телефонный звонок отвлекает Вас от срочного дела, тогда не снимайте трубку, учитывая только, что Ваши абоненты вынуждены будут звонить повторно и Вам придется трудиться под почти непрерывный звон.
Может просто отключите его, на время?
КОГДА СНИМАТЬ ТРУБКУ
Снимать трубку лучше всего после первого звонка. Но, вполне допустимо снять трубку после второго или третьего звонка. Если у Вас посетитель, Вам хватит времени закончить фразу и, извинившись перед ним, снять трубку.
Иной раз деловой человек не снимает трубку после первых двух-трех звонков, рассчитывая на то, что попытка вызова по не слишком важному и срочному делу будет непродолжительной.
Такой расчет ошибочен в своей основе. Практика показывает, что время ожидания ответа в большей степенью определяется характером человека, его стеснительностью или, напротив, беззастенчивостью, его упорством или, напротив, нерешительностью.
Так, иногда настойчивые и длительные вызовы связаны с пустяковыми вопросами, в то время как серьезным делам сопутствует робкий и короткий телефонный звонок.
Связисты не рекомендуют снимать трубку во время звонка по чисто техническим причинам. К тому же, если снять трубку сразу, во время первого звонка, снижается надежность подключения к Вам, и поэтому абоненту потребуется набирать Ваш номер повторно.
Деловой телефонный разговор
Итак, во всех случаях, когда Вас вызывают, рекомендуется снять трубку, не выжидая в течение промежутка времени от скончания первого до начала четвертого звонка.
Снять трубку — действие достаточно простое. Но, может быть, именно поэтому мы нередко делаем это по крайней мере небрежно.
Как снимать, так и класть трубку нужно аккуратно. Конечно, у человека иногда бывает плохое настроение, бывает, что он раздражен, раздосадован. Этика требует не срывать свое раздражение и досаду на окружающих вещах и предметах: не кидать трубку на телефонный аппарат, говорить вполголоса.
Можно заметить, как меняется иной человек, когда он переходит от обычного разговора к разговору по телефону. Далеко не все сохраняют тот же уровень громкости, то же спокойствие, ту же непринужденность
В случае плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить того, кто Вам звонит, говорить громче и спросить при этом, как он слышит Вас.
Если окажется, что он слышит Вас хорошо, не утруждайте понапрасну свои голосовые связки, учитывая, кстати, что громкая речь по телефону часто менее разборчива, поскольку параметры микрофона и телефона выбраны с расчетом на оптимальный уровень громкости.
Деловой телефонный разговор
СПЕЦИФИКА ТЕЛЕФОННОГО ОБЩЕНИЯ
Речь при разговоре по телефону должна быть безупречной с точки зрения ее логического построения. Ваша задача сводится к предельно точной передаче информации при наименьших затратах времени.
Правильная интонация, раздельное и внятно произношение приобретают здесь важное значение.
Существует перечень правил, которых следует придерживаться в любом телефонном разговоре в условиях производства:
1. Отвечая на телефонный звонок, назовите свою фамилию и должность.
2. Говорите четко и естественно, так, чтобы Вас хорошо слышали и понимали.
3. Внимательно слушайте, чтобы не переспрашивать сказанное. Не прерывайте собеседника в середине фразы и не проявляйте нетерпение в разговоре с ним.
4. Отвечайте на звонок сами (если можете). Не допускайте, чтобы Вам звонили несколько раз по одному и тому же вопросу, старайтесь сразу же дать собеседнику исчерпывающую информацию.
5. Если Вы не располагаете нужной информацией, адресуйте собеседника к тому, кто может дать исчерпывающий ответ. Не превращайте телефонный разговор в дискуссию.
6. При необходимости кратко записывайте наиболее важные телефонные разговоры.
7. Следите за продолжительностью (ценой) разговора.
8. Умело завершайте деловой телефонный разговор.
Дополнительные статьи по теме «Развитие карьеры»:
Взаимоотношения руководителей и подчиненных
Деловой телефонный разговор